En entreprise, l’archivage document est plus qu’essentiel car il représente une nécessité règlementaire. En effet, la loi stipule que certains documents tels que les contrats, les factures ou les avis d’imposition de sociétés doivent absolument être conservés par l’entreprise. Aujourd’hui, vous hésitez entre le classique archivage papier et l’archivage électronique ? On vous dit tout sur ces 2 techniques !
Qu’est-ce que l’archivage ?
L’archivage correspond à la conservation et la gestion des documents dans l’entreprise, dans une perspective non seulement de mise à disposition mais aussi de classification intelligible. Il s’agit aussi d’ajouter à ces documents bruts des métadonnées (des références) qui permettront de les retrouver et de les classifier. Archiver les documents d’entreprise c’est créer sa propre bibliothèque d’informations.
Bien que l’archivage papier soit ancien, ce n’est que depuis les années 80 que l’on a pu parler de la GED aussi appelée Gestion Documentaire en Entreprise ! Il s’agit là d’un type d’archivage informatique, qui utilise la numérisation des documents comme le courrier ou les factures (si l’on part de supports physiques) ou tout simplement la gestion de documents déjà immatériels.
Archivage papier VS Archivage Numérique
Avec l’apparition du numérique et des nouvelles technologies, l’archivage numérique ou électronique est en plein essor en entreprise. Facteur clé de la transformation numérique, il permet un stockage, une classification et une mise à disposition des documents, au même titre que l’archivage papier !
Pourtant, la numérisation de documents présente des avantages indéniables :
- vos documents sont sécurisés et pérennes
- vos documents n’ont plus besoin d’espace physique au sein de l’entreprise
En outre, si vous optez pour une solution de GEIDE, c’est à dire une gestion documentaire globale pour l’ensemble des documents reçus ou produits par votre société, vous assurez aussi une mise à disposition des documents même hors les murs et vous gérez en temps réel les flux documentaires, tout en augmentant sensiblement la productivité de vos services, qui accèdent bien plus rapidement à l’information.
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2014, et dans un souci d’efficacité, le gouvernement français a rendu obligatoire l’archivage électronique et la dématérialisation des factures fournisseurs ou autres ainsi que des justificatifs de comptabilité, pour les entreprises de commerces dont le CA est supérieur à 777 000€ ou supérieur à 234 000€ pour les autres sociétés. Pensez-y !
