La GED (Gestion Electronique des Documents) permet aux entreprises de stocker et faire perdurer leurs documents dématérialisés. On peut l’utiliser dans de nombreux secteurs d’activité. En comptabilité (pour les factures fournisseurs ou clients), dans les services moyens généraux pour la gestion du courrier entrant et des fonds documentaires en cas de déménagement, en RH et en DAF pour les dossiers relatifs au personnel et aux paies, mais aussi GED assurance. Voici quelques termes clés pour mieux comprendre les enjeux de la GED en entreprise.
Source illustration : Getty Images
EDM : Electronic Document Management. Il s’agit tout simplement de l’acronyme anglais de GED.
Dématérialisation : la dématérialisation est un concept clé lorsqu’on parle de GED. Il désigne, pour une entreprise, le passage du format papier au format numérique pour les documents. De nombreuses raisons peuvent pousser une entreprise à envisager cette solution, du gain de place au geste environnemental en passant par les facilités de gestion et la conservation sécurisée de leurs archives.
Le CFEH : CFEH est l’acronyme de Coffre Fort Electronique Hébergé. En effet, il est possible, pour plus de sécurité, de mettre en place une stratégie de GED basée sur le stockage en coffre fort électronique. En cliquant sur ce lien, vous pourrez accéder à un livre blanc sur la dématérialisation et l’archivage probant des documents électroniques.
Le SAE : SAE est l’acronyme de système d’archivage électronique. Par archivage, on entend « cycle de vie du document » et non « stockage de fichiers ». Source : page Wikipedia du SAE, http://fr.wikipedia.org/wiki/Syst%C3%A8me_d%27archivage_%C3%A9lectronique
Tous ces concepts permettent de se rendre compte de l’ampleur des possibilités de la GED. Les avancées qui ont été faites à ce sujet ces dernières années ont encore de beaux jours devant elles!
