Le REX, ou retour d’expérience, est une démarche qui consiste à partager le bilan d’une expérience afin d’en tirer des axes d’amélioration. Ce temps d’échange permet notamment de revenir sur l’origine d’un problème, d’obtenir les feedbacks des membres d’une équipe et de partager des bonnes pratiques. Vous souhaitez savoir comment faire un REX efficace ? Nous allons vous donner les grandes étapes à suivre pour utiliser le plein potentiel de cet outil.
Qu’est-ce qu’un REX ?
Le retour d’expérience, également appelé REX, est un outil de réflexion qui consiste à partager et analyser les éléments aussi bien positifs que négatifs d’une expérience, afin d’en tirer des axes d’amélioration. Le REX s’inscrit dans une démarche d’apprentissage et d’amélioration continue.
Il est très utilisé dans les entreprises, tout au long d’un projet, pour optimiser le travail d’équipe. Le bénéfice est à la fois pour le projet en cours, mais également pour les projets à venir qui pourront profiter de ce retour d’expérience.
Pourquoi mettre en place des REX dans son entreprise ?
Si le REX n’est pas une étape obligatoire en méthodologie de projet, il est fortement recommandé. Si vous en doutez encore, voici plusieurs bonnes raisons de faire un REX :
- Identifier les erreurs et problèmes récurrents afin de trouver une solution et identifier les leviers à mettre en place ;
- Améliorer la communication interne en permettant à chacun de s’exprimer librement et d’apporter son point de vue ;
- Valoriser les réussites et les points positifs ;
- Mettre en lumière les points bloquants et les problèmes afin de mieux accepter l’échec en dédramatisant la situation, qui devient une expérience formatrice ;
- Optimiser le travail d’équipe et mieux gérer les futures situations ;
- Renforcer la motivation de toute l’équipe.
Comment mener un REX ?
Un retour d’expérience ne s’improvise pas. Il est important de bien penser la méthodologie en amont, afin qu’il remplisse sa mission première : analyser une expérience et en tirer des leçons pour les futurs projets. Nous allons vous détailler les 4 grandes étapes à suivre si vous voulez savoir comment faire un REX.
Etape 1 : la collecte des données
Cette première étape, primordiale, consiste à recueillir les informations des membres de l’équipe, pour mener à bien le REX. Pour cela, il faut être en capacité d’identifier les personnes qui ont participé au projet afin de collecter leur témoignage. C’est au chef de projet de faire remonter les informations et d’instaurer un climat de confiance entre les collaborateurs, pour qu’ils puissent se livrer librement. Le mieux est de faire une première collecte à chaud, puis quelques jours après la fin du projet. Cela peut se faire à travers :
- Des questionnaires ou des interviews ;
- Des réunions individuelles ou collectives ;
- Des ateliers thématiques ;
- Des retours spontanés…
Etape 2 : l’analyse des données
Pour savoir comment faire un REX pertinent, la seconde étape consiste à analyser les données recueillies. En effet, partager des points de vue et échanger ne suffit pas, il faut prendre le temps d’analyser pour en tirer des enseignements.
Si les retours sont négatifs :
- Identifier les écarts entre ce qui a été demandé et les événements qui sont arrivés ;
- Déterminer quelles sont les raisons de ces écarts et quels sont les impacts ;
- Mettre en évidence les difficultés rencontrées par les collaborateurs.
Si les retours sont positifs :
- Analyser les données afin d’en déduire les bonnes pratiques à conserver pour les prochains projets ;
- Définir dans quelle mesure ces bonnes pratiques sont transposables à d’autres projets.
Plusieurs outils sont à votre disposition pour la phase d’analyse. Le diagramme d’Ishikawa permet de lister tous les éléments qui ont impacté une situation et la méthode des 5W amène à identifier 5 causes au problème rencontré. Lorsque le retour est positif, il est intéressant de se baser sur la méthode du QQOQCP (quoi, qui, où, quand, comment et pourquoi) qui offre une analyse plus fine de la situation.
Etape 3 : l’exploitation des données
Dans cette dernière phase, l’idée est de faire un compte-rendu des données analysées et d’en déduire des mesures préventives, correctives et palliatives à mettre en place lors des prochains projets. L’objectif final étant de proposer un plan d’action qui comporte tous les axes d’amélioration à mettre en œuvre en fonction des problématiques.
Etape 4 : le partage des résultats
Il est évidemment essentiel de partager toutes les conclusions du REX sous forme de document écrit avec les collaborateurs concernés. En effet, un retour d’expérience n’a de sens que s’il est diffusé au plus grand nombre. C’est ainsi que l’entreprise pourra mettre en place une démarche d’amélioration continue, une nouvelle organisation de travail et profiter pleinement de tous les bénéfices du REX. Cela peut se faire lors d’une réunion d’information qui reprendra les éléments clés à retenir de ce partage d’expérience et qui expliquera comment s’en servir pour transformer les échecs en réussite.
