Un déménagement est rarement une partie de plaisir. Alors, ne parlons pas de celui d’une entreprise ! Heureusement, nous vous donnons quelques conseils pour réussir le transfert de vos bureaux. Pas de panique, tout va bien se passer.
Bien organiser le déménagement en amont
Choisissez avec soin la date de votre déménagement. Le moment idéal est pendant une baisse d’activité, par exemple en août. Évitez de vous précipiter et comptez au moins 6 mois pour organiser ce déménagement de façon sereine.
Il est ensuite important de réaliser une check-list du déménagement de l’entreprise. Dans ce cahier des charges, vous noterez l’inventaire des meubles et objets à déménager, le plan d’implantation, l’organisation en interne et réaliserez un rétroplanning. L’objectif est d’être le plus clair et le plus détaillé possible afin que chacun sache ce qu’il doit faire ou pas.
Il vous faudra enfin trouver un déménageur professionnel. Ainsi, n’hésitez pas à demander plusieurs devis afin d’avoir des éléments de comparaison.
Aménager les nouveaux locaux
Vos nouveaux locaux doivent être prêts à vous recevoir afin que l’installation prenne le moins de temps possible. Il est essentiel que l’activité redémarre vite ! Pour anticiper ce transfert de bureaux, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel qui vérifiera le bon fonctionnement de votre matériel informatique, la connexion et les installations adaptées. Il pourra également veiller à la sauvegarde de vos données et à la migration de vos serveurs.
Enfin, prenez soin d’aménager un espace de travail convivial dans lequel votre personnel se sentira à l’aise : nouveaux meubles, peintures fraîches… Sa productivité s’en ressentira. Si vous ressentez le besoin de modifier la constitution de vos équipes, c’est également le bon moment.
Communiquer
Le déménagement d’une entreprise doit faire l’objet de différentes annonces : auprès des administrations (impôts, préfecture…), de votre assureur, de vos fournisseurs et des services postaux (pour effectuer un changement d’adresse et ne pas perdre de courrier). N’oubliez pas non plus le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
Vous devez également prévenir vos employés qui pourraient voir d’un mauvais œil ce transfert pour différentes raisons. Surcharge de travail, trajet au domicile plus long… Il est important d’en discuter avec le personnel en amont afin d’éviter les répercussions négatives. Des salariés tenus au courant de l’évolution du déménagement se sentiront plus concernés et auront moins d’appréhension.
Enfin, vous devez bien entendu prévenir l’ensemble de vos clients et partenaires. Organiser une fête à l’occasion de ce nouveau départ peut être un moyen de faire du bruit autour de votre nouvelle adresse.
